DMS 4 vervangt het AGS
Het huidige douane-aangiftesysteem, bestaande uit AGS, GPA, SPA en Venue, wordt vervangen door DMS (Douaneaangifte Management Systeem 4.0 en 4.1). Deze wijziging is gedreven door veranderde Europese douanewetgeving en heeft impact op alle organisaties die bij het import- en exportproces betrokken zijn. Deze impact is veel groter dan waar de meeste organisaties rekening mee houden.
DMS vraagt softwarematige wijziging en aanpassing interne processen
De overgang naar DMS zorgt er onder andere voor dat periodieke (maandelijkse) aangiften afgeschaft worden en alle aangiften vooraf plaats moeten gaan vinden. Of tenminste binnen 10 dagen na het verwerken van de goederen in de administratie. Dit lijkt op het eerste gezicht vooral een softwarematige wijziging.
Zijn er bijvoorbeeld koppelingen gemaakt tussen een ERP‑, CRM- of boekhoudprogramma, met aangiftesoftware, dan zullen in deze koppelingen wijzingen plaats moeten vinden. Daarnaast zullen ook werkprocessen om aanpassingen vragen. Personen die binnen de organisatie de taak hebben om voor de juiste aangiften te zorgen en administratief de invoer en uitvoer van goederen te verwerken, zullen hun werkwijze aan moeten passen aan het nieuwe systeem.
Tot zover hebben de meeste bedrijven de wijziging die DMS 4.0 of 4.1 met zich meebrengt voor de interne werkprocessen wel in kaart. Maar het blijft niet bij een softwarematige aanpassing.
DMS verandert de rol van de douane
In de bestaande situatie heeft de douane niet alleen een controlerende rol, maar ook een adviesrol. Zitten er fouten in de aangifte, of twijfel je over de juiste classificering van goederen, dan helpt de douane je bij het juist doen van aangiften. Foutjes zijn oplosbaar en administratieve afhandelingen leiden zelden tot verstoring van het proces van invoer en uitvoer.
Deze ‘trial and error’-methode is met de komst van DMS definitief voorbij. De wijziging van de rol van de douane wordt door sommigen omschreven als een wijziging van ‘adviesorgaan’ naar ‘politieagent’. Verandering in de EU-wetgeving vraagt om striktere Europese douanecontroles, waardoor de Nederlandse douane haar werkwijze wel moet aanpassen.
DMS vraagt van bedrijven een foutloze aangifte van de invoer en uitvoer van goederen. Er is geen ruimte meer voor fouten en overleg achteraf. Goederen worden pas vrijgegeven als de aangifte volledig juist is en is verwerkt door de douane.
Daardoor is de verwachting dat door de aangescherpte eisen van het aangifteproces, het aantal afwijzingen en terugmeldingen door de douane flink toeneemt. Het gevolg daarvan is dat dit kan leiden tot lange vertragingen in het import- en exportproces, met de bijbehorende financiële consequenties.
Douaneaangifte door expediteurs
Douanezaken zien veel importeurs en exporteurs nu nog als bijzaak. Expediteurs helpen daarom bij de classificering van goederen. Zij hebben immers meer kennis van douanezaken dan aanwezig is bij importeurs en exporteurs. Bovendien gaat het bij sommige handelsbedrijven soms wel om duizenden classificaties. Dat is een belangrijke reden dat veel importeurs en exporteurs dankbaar gebruik maken van de service die expediteurs bieden op het gebied van douaneaangifte.
Met de komst van DMS zal dit proces moeten veranderen, omdat de aangifte niet meer achteraf plaats kan vinden. U zult de juiste goederencodes daarom al eerder in het proces moeten bepalen en niet pas op het moment dat de expediteur de aangifte aan het voorbereiden is.
DMS vereist customs compliance voor transactie
Het DMS vereist een correcte aangifte en dus een juiste classificering van goederen. De juiste classificering zal een noodzaak zijn. Bovendien zal de juiste goederencodes al bepaald moeten zijn, voordat de transactie plaatsvindt.
Dit betekent dat de importeur exact moet weten wat de samenstelling van producten, grondstoffen en halffabricaten is en wat de bijbehorende goederencodes zijn. Informatie die de leverancier wel kenbaar moet maken. Dit kan een moeizaam proces zijn, omdat veel leveranciers dit niet gewend zijn en zij er bovendien de noodzaak niet van inzien.
Vervolgens moet de importeur controleren of de classificatie juist is, of het product wel geïmporteerd mag worden en wat de geldende invoerrechten zijn. Want als de informatie onjuist of onvolledig is, komen de goederen de douane niet door.
Nu nog wordt de classificatie vaak last-minute gedaan, bij de aangifte van de goederen. Dat is eigenlijk te laat in het proces, waardoor de tijdsdruk enorm toeneemt. Organisaties die hun inkoopproces niet aanpassen en niet vóór de transactie de juiste gegevens uitvragen, komen voor vervelende verrassingen te staan.
Customs compliance vooraf is met de komst van DMS een must en vereist bij veel organisaties een ingrijpende wijziging in het inkoopproces. Het bepalen van de juiste goederencode zal met de strengere controles van DMS steeds meer moeten gebeuren door of in samenwerking met de importeur of exporteur, enerzijds omdat deze hiervoor wettelijk eindverantwoordelijk is en anderzijds omdat deze de meeste kennis heeft van het in te delen product.
Is het proces van jouw organisatie aangepast aan de nieuwe situatie? Dan voorkom je overigens niet alleen problemen bij de aangifte, maar weet je ook zeker dat je niet te veel of te weinig invoerrechten doorberekent in de commerciële prijs. Een voordeel voor ons allemaal.
Gewijzigde douaneaangifte in DMS vraagt om meer kennis in de hele keten
Om de juiste aangifte te kunnen doen in DMS zal er meer kennis nodig zijn van het douanetarief bij alle partijen in het import- en exportproces. Onafhankelijk van de omvang van de organisatie is bij iedere partij actuele kennis van het douanetarief noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de eisen die DMS 4 stelt aan de douaneaangifte.
Hoe kunnen bedrijven zorgen voor de noodzakelijke douanekennis?
Al tijden is het een trend dat er steeds minder kennis is over douanetarieven. Ervaren mensen, zowel in het bedrijfsleven als bij de douane, stromen uit. Jonge mensen die pas instromen, hebben over het algemeen minder inhoud over douanezaken meegekregen vanuit hun opleidingen. Bovendien zijn er continu veranderingen in wet- en regelgeving. Een tekort aan kennis is dus een grote bottleneck voor een soepel douaneproces geworden.
Daarnaast is die kennis ook niet altijd zomaar op te doen. Douane-informatie bestaat uit een wirwar van regels en uitzonderingen. Bovendien verschillen regels ook nog eens per land én is de douane-informatie vaak verspreid te vinden over allerlei websites en systemen. Het Nederlandse systeem DTV (Douane tariefvoorziening), dat nu veel wordt gebruikt als bronsysteem, is bovendien regelmatig niet beschikbaar en bovendien niet compleet met alle relevante informatie.
Dit is waar Taric Support de oplossing biedt. Taric support is dé plek voor alle douane-informatie die je nodig hebt voor een soepele aangifte, en biedt ondersteuning om direct een 100% compliant aangifte te doen.
De voordelen van Taric Support
- Alle douane-informatie die nodig is voor de juiste aangifte op één plek; zoals het gebruikstarief, actuele wet- en regelgeving, jurisprudentie, restricties en controles, invoerrechten en btw-tarieven voor de hele EU
- Alles wat je nodig hebt om juist te classificeren: nomenclatuur, GS-toelichtingen en indelingsadviezen WCO, toelichtingen en indelingsverordeningen EU, jurisprudentie en honderdduizenden voorbeelden van ingedeelde goederen (EBTI)
- Uniek: EBTI-data gaat terug tot 2009
- Validatie van aangifteregels en berekening van invoerrechten
- Controle op onderwaardering van goederen
- Continuïteit: alle informatie uit de EU, Groot-Brittannië en Zwitserland is altijd toegankelijk
- Taric Support is beschikbaar in de 22 talen van de EU
- Goederencodes en andere douanedata kunnen in bulk gevalideerd worden
- Taric Support is beschikbaar als online applicatie en API. Zo kan de data van Taric Support ook geïntegreerd worden in jullie eigen systeem.
- Je maakt al vanaf € 3,60 per dag gebruik van Taric Support
Bereid je voor op de komst van DMS
De komst van DMS vereist naast softwarematige wijzigingen ook meer kennis op het gebied van douanetarieven. Taric Support biedt de uitkomst. Met Taric Support heb je altijd de benodigde douane-informatie voor handen die nodig is voor een soepel proces. Bovendien kun je met Taric Support talloze douaneregels tegelijk valideren. Op Taric Support kun je rekenen met een uptime van 99,99% en altijd up-to-date douanedata, deze wordt elke dag en nacht bijgewerkt.
Ben je benieuwd naar wat Taric Support voor jouw organisatie kan betekenen? Neem contact met ons op of probeer Taric Support gratis uit!